KANTOR SEKRETARIAT RELAWAN PENANGGULANGAN BECANA

Di dalam PERKA nomor 17 tahun 2011, disebutkan bahwa Relawan Penanggulangan Bencana, yang selanjutnya disebut relawan, adalah seorang atau sekelompok orang yang memiliki kemampuan dan kepedulian untuk bekerja secara sukarela dan ikhlas dalam upaya penanggulangan bencana. Untuk meningkatkan kapasitas, membangun rasa peduli, saling bersinergi dan berkegiatan, tentulah diperlukan sebuah tempat yang representatif untuk ngobrol bersama.

Begitu pula dengan pengurus sekretariat bersama relawan penanggulangan bencana Jawa Timur (SRPB JATIM), sangat memerlukan tempat untuk menjalankan aktivitasnya sehari-hari dalam membangun komunikasi dengan relawan dan pihak lain, melakukan pendataan relawan, menyusun agenda kegiatan dan mendokumentasikan semua kegiatannya. Disamping itu, keberadaan sekretariat sebagai tepat ‘cangkruk’an’ sangat efektif untuk menyebar informasi dan tukar pengalaman secara informal.

Agar ‘kehidupan’ di sekretariat benar-benar hidup dengan berbagai aktivitas, tentulah relawan yang diserahi amanat mengelola sekretariat diharapkan memiliki kapasitas tentang kesekretariatan sebagai tempat ngopi (ngobrol pintar). Jika belum memiliki, ya harus dibekali terlebih dulu melalui pelatihan kesekreatariatan. Paling tidak relawan di briefing dulu mengenai tupoksi kesekreatariatan.

Masih dalam PERKA 17 tahun 2011, dikatakan bahwa ada beberapa kecakapan dalam bidang kesekretariatan, seperti, Kecakapan Administrasi, yaitu  Relawan yang telah menerima pendidikan atau pelatihan pengelolaan administrasi dan/atau berpengalaman dan menguasai prosedur adminisitrasi dapat membantu kegiatan-kegiatan administrasi dalam penanggulangan bencana

Informasi dan Komunikasi, yaitu Relawan yang telah menerima pelatihan dan/atau berpengalaman dalam bidang ini dapat mendukung para petugas dalam mengelola penyampaian informasi, termasuk informasi peringatan dini jika bahaya masih mengancam, dan mendukung kelancaran komunikasi dalam situasi darurat bencana.

Hubungan Media dan Masyarakat, yaitu Relawan yang telah menerima pendidikan dan pelatihan dan/atau berpengalaman dalam bidang ini dapat mendukung petugas dalam menyampaikan informasi kepada media dan masyarakat, termasuk menampung keluhan-keluhan dari pihak media dan masyarakat penyitas bencana maupun penduduk yang tinggal di sekitar lokasi penampungan sementara.

Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan, yaitu Relawan yang telah menerima pelatihan  dapat membantu kegiatan pemantauan, evaluasi dan pelaporan dalam penanggulangan bencana.

Promosi dan Mobilisasi Relawan, yaitu  Relawan yang pernah menerima pelatihan dan/atau berpengalaman dalam bidang ini dapat membantu upaya promosi kerelawanan serta memobilisasi relawan dalam situasi bencana.

Untuk menyiapkan relawan yang mumpuni seperti diatas, tentunya memerlukan waktu dan dana. Namun semua itu bisa disiasati dengan belajar sambil bekerja. Artinya relawan yang diberi amanah untuk piket di sekretariat langsung belajar dari staf BPBD yang dilibatkan dalam kesekretariatan sebagai Pembina/pendamping. 

Dalam manajemen dikatakan briefing adalah komunikasi dengan cara bertatap muka langsung seorang leader dalam menyampaikan petunjuk/arahan kepada koleganya menjalankan tugas sehari-hari. Dalam komunikasi briefing selalu bersifat dialog langsung, singkat, padat, terukur, dan umpan balik langsung.

Dengan cara ini, keduanya selalu berhubungan untuk memastikan jika tujuan serta target masih ada di satu visi, satu misi, serta dalam satu bahasa kerja. Selain itu, briefing juga akan memberikan ruang untuk saling mengklarifikasi serta menguatkan sinergitas, paseduluran dan kebersamaan dalam melaksanakan tugasnya.

Sungguh, apa yang dikatakan oleh Kepala BPBD Provinsi Jatim ketika rapat dengan relawan, Senin (17/9), tentang perlunya menyediakan salah satu ruang yang ada di Kantor BPBD untuk dijadikan sekretariat relawan, patut kiranya direspon oleh SRPB untuk menyiapkan seluruh potensi relawan yang ada agar bisa turut berpartisipasi meramaikan sekretariat sebagai tempat ‘cangkruk’an’ membangun silaturahmi antar relawan dari berbagai organisasi.

Dari seringnya berinteraksi di sekretariat yang disediakan oleh BPBD inilah nantinya akan terbentuk Standar minimum kemampuan relawan seperti yang diharapkan oleh PERKA 17 tahun 2011, yaitu persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh seseorang untuk dapat terdaftar sebagai relawan penanggulangan bencana. Tentu, semua itu tidak bisa lepas dari pembinaan dan pendampingan langsung oleh BPBD.

Artinya, semua agenda relawan yang disusun oleh SRPB JATIM yang terkait dengan upaya peningkatan kapasitas relawan, seperti kegiatan Arisan Ilmu, diklat, latgab dan pelaksanaan konsep Desk Relawan, harus dalam ‘pengawasan’ BPBD agar tidak terjadi kesalahpahaman.

Sambil menunggu turunnya surat perintah menempati salah satu ruangan di BPBD sebagai Kantor sekretariat, ada baiknya relawan menyiapkan diri dan ‘ubo rampenya’, seperti membuat strutur organisasi dan sarpras lain yang dibutuhkan (misalnya komputer, printer dan jaringan internet, filing cabinet), melalui pertemuan-pertemuan kecil secara informal sambil nyruput kopi dan es teh. Monggo ditentukan tempat dan waktunya*[eB/Rabu paing-19/9]