MOMEN MENINGKATKAN SINERGITAS BPBD DAN RELAWAN

Konon, pada hari senin (17/9), yang lalu, di gelar diskusi tipis tipis antara pengurus SRPB JATIM (Sekretariat Relawan Penanggulangan Bencana Jawa Timur) dengan para petinggi BPBD Provinsi Jawa Timur. Kegiatan ini diinisiasi oleh BPBD sendiri dengan menempati salah satu ruangan untuk pertemuan. Diskusi yang berlangsung gayeng itu merupakan momen terindah dallam membangun kesepahaman dan sinergi diantaranya. hal ini menghasilkan beberapa rencana yang dalam waktu dekat akan segera di realisasi.

Seperti program sertifikasi relawanyang  tetap akan dilanjutkan menunggu kabar dari LSP-PB. Rencananya, SRPB JATIM diberi ruangan sebagai markas yang dilengkapi dengan plakat serta bagan struktur kepengurusan yang ditempel di dalam ruangan dan untuk surat keterangan pemakaian ruangan akan dibuatkan. Semua agenda SRPB JATIM, seperti Kegiatan Arisan Ilmu Nol Rupiah dan kegiatan lain yang diagendakan SRPB JATIM diharapkan bisa memakai ruangan BPDB Prov Jatim.

          

         Kegiatan peningkatan kapasitas relawan melalui pelatihan akan dimasukkan dalan anggaran rutin tahun depan. Halini sebagai upaya menyiapkan relawan yang tangguh, trengginas dengan memiliki keahlian/kapasitas dalam hal kebencanaan, seperti relawan logistik, pendataan/keposkoan, evakuasi, dan sebagainya. Sementara, SRPB JATIM berkomitmen membantu BPBD Prov Jatim dalam kegiatan tanggap darurat bencana dalam sebuah sistem yang dinamakan Desk Relawan, yang sampai saat ini masih sebatas konsep. Untuk itulah, kedepan BPBD bersama SRPB JATIM akan menyusun draft SOP kedaruratan Jawa Timur.

Kemudian, apabila diperlukan oleh kawan kawan relawan, saat melaksanakan kegiatan peduli sesama saat tanggap darurat lintas provinsi/daerah, serta membutuhkan diskon angkutan dan sebagainya, maka surat tugas yang dikeluarkan oleh lembaga bisa diajukan ke BPBD Prov Jatim untuk di ketahui dan di stempel. 

            

        Sementara, terkait Jambore Relawan di Sibolangit, Sumatera Utara, bulang Oktober 2018, BPBD Prov Jatim tidak bisa mendukung  anggaran untuk memberangkatkan kontingen relawan jatim berpartisipasi dalam berbagai lomba yang diagendakan oleh panitia jambore. Namun dibuka kesempatan bagi relawan untuk berangkat sebagai peseta peninjau dengan biaya sendiri.

Hasil rapat ini tetunya sangat menggembirakan pengurus SRPB JATIM, karena mendapat perhatian dari BPBD Provinsi Jawa timur. Untuk itulah pengurus hendaknya segera bersiap diri menyambut “niat baik” dari BPBD Provinsi Jawa Timur semaksimal mungkin, agar tidak mengecewakan dan bisa berujung pada ketidak percayaan (bahkan bisa di bully habis-habisan lewat medsos oleh mereka yang tidak suka dengan kehadiran SRPB JATIM).

Apalagi, menurut informasi dari Dilan Susanto, saat ikut kegiatan BPBD Provinsi Jawa Timur di Bojonegoro, bahwa dalam waktu dekat staf BNPB akan melakukan silaturahmi dengan SRPB JATIM yang difasilitasi BPBD Provinsi  Jawa timur. Disamping itu, pengurus SRPB diminta membuat SOP versi SRPB dalam tanggap darurat agar BPBD mengetahui cara kerja SRPB  yang nantinya akan disinergikan dengan BPBD.

Oleh karenanya, mau tidak mau pengurus SRPB JATIM harus segera merapatkan barisan, menyiapkan segala sesuatunya agar saat ‘ngobrol bareng’ dengan staf BNPB dan BPBD provinsi Jatim bisa berlangsung mengasyikkan sekaligus bisa memunculkan ide-ide kreatif untuk memajukan sinergitas relawan dan BPBD, kaitannya dalam hal pembinaan untuk meningkatkan kapasitas relawan dalam penanggulangan bencana.

Disamping itu, saat pertemuan nanti, hendaknya dimunculkan juga tentang konsep pelibatan SRPB JATIM dalam kegiatan pra bencana, tanggap daurat bencana dan pasca bencana sesuai PERKA BNPB nomor 17 tahun 2011. Karena, sesungguhnyalah PERKA yang disusun era Syamsul Maarif, sampai saat ini belum banyak dipraktekkan dalam kaitannya upaya pelibatan relawan dalam penanggulangan bencana. Artinya sampai saat ini relawan yang terjun ke lokasi saat tanggap bencana, belum banyak yang “dimobilisasi” oleh BPBD, tapi mereka berjalan sendiri sesuai visi misi kelembagaannya masing-masing. Semoga ada solusi dari rencana silaturakmi tersebut. Salam Tangguh, selalu menginspirasi. [eB/senin pahing-24/9]

KANTOR SEKRETARIAT RELAWAN PENANGGULANGAN BECANA

Di dalam PERKA nomor 17 tahun 2011, disebutkan bahwa Relawan Penanggulangan Bencana, yang selanjutnya disebut relawan, adalah seorang atau sekelompok orang yang memiliki kemampuan dan kepedulian untuk bekerja secara sukarela dan ikhlas dalam upaya penanggulangan bencana. Untuk meningkatkan kapasitas, membangun rasa peduli, saling bersinergi dan berkegiatan, tentulah diperlukan sebuah tempat yang representatif untuk ngobrol bersama.

Begitu pula dengan pengurus sekretariat bersama relawan penanggulangan bencana Jawa Timur (SRPB JATIM), sangat memerlukan tempat untuk menjalankan aktivitasnya sehari-hari dalam membangun komunikasi dengan relawan dan pihak lain, melakukan pendataan relawan, menyusun agenda kegiatan dan mendokumentasikan semua kegiatannya. Disamping itu, keberadaan sekretariat sebagai tepat ‘cangkruk’an’ sangat efektif untuk menyebar informasi dan tukar pengalaman secara informal.

Agar ‘kehidupan’ di sekretariat benar-benar hidup dengan berbagai aktivitas, tentulah relawan yang diserahi amanat mengelola sekretariat diharapkan memiliki kapasitas tentang kesekretariatan sebagai tempat ngopi (ngobrol pintar). Jika belum memiliki, ya harus dibekali terlebih dulu melalui pelatihan kesekreatariatan. Paling tidak relawan di briefing dulu mengenai tupoksi kesekreatariatan.

Masih dalam PERKA 17 tahun 2011, dikatakan bahwa ada beberapa kecakapan dalam bidang kesekretariatan, seperti, Kecakapan Administrasi, yaitu  Relawan yang telah menerima pendidikan atau pelatihan pengelolaan administrasi dan/atau berpengalaman dan menguasai prosedur adminisitrasi dapat membantu kegiatan-kegiatan administrasi dalam penanggulangan bencana

Informasi dan Komunikasi, yaitu Relawan yang telah menerima pelatihan dan/atau berpengalaman dalam bidang ini dapat mendukung para petugas dalam mengelola penyampaian informasi, termasuk informasi peringatan dini jika bahaya masih mengancam, dan mendukung kelancaran komunikasi dalam situasi darurat bencana.

Hubungan Media dan Masyarakat, yaitu Relawan yang telah menerima pendidikan dan pelatihan dan/atau berpengalaman dalam bidang ini dapat mendukung petugas dalam menyampaikan informasi kepada media dan masyarakat, termasuk menampung keluhan-keluhan dari pihak media dan masyarakat penyitas bencana maupun penduduk yang tinggal di sekitar lokasi penampungan sementara.

Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan, yaitu Relawan yang telah menerima pelatihan  dapat membantu kegiatan pemantauan, evaluasi dan pelaporan dalam penanggulangan bencana.

Promosi dan Mobilisasi Relawan, yaitu  Relawan yang pernah menerima pelatihan dan/atau berpengalaman dalam bidang ini dapat membantu upaya promosi kerelawanan serta memobilisasi relawan dalam situasi bencana.

Untuk menyiapkan relawan yang mumpuni seperti diatas, tentunya memerlukan waktu dan dana. Namun semua itu bisa disiasati dengan belajar sambil bekerja. Artinya relawan yang diberi amanah untuk piket di sekretariat langsung belajar dari staf BPBD yang dilibatkan dalam kesekretariatan sebagai Pembina/pendamping. 

Dalam manajemen dikatakan briefing adalah komunikasi dengan cara bertatap muka langsung seorang leader dalam menyampaikan petunjuk/arahan kepada koleganya menjalankan tugas sehari-hari. Dalam komunikasi briefing selalu bersifat dialog langsung, singkat, padat, terukur, dan umpan balik langsung.

Dengan cara ini, keduanya selalu berhubungan untuk memastikan jika tujuan serta target masih ada di satu visi, satu misi, serta dalam satu bahasa kerja. Selain itu, briefing juga akan memberikan ruang untuk saling mengklarifikasi serta menguatkan sinergitas, paseduluran dan kebersamaan dalam melaksanakan tugasnya.

Sungguh, apa yang dikatakan oleh Kepala BPBD Provinsi Jatim ketika rapat dengan relawan, Senin (17/9), tentang perlunya menyediakan salah satu ruang yang ada di Kantor BPBD untuk dijadikan sekretariat relawan, patut kiranya direspon oleh SRPB untuk menyiapkan seluruh potensi relawan yang ada agar bisa turut berpartisipasi meramaikan sekretariat sebagai tempat ‘cangkruk’an’ membangun silaturahmi antar relawan dari berbagai organisasi.

Dari seringnya berinteraksi di sekretariat yang disediakan oleh BPBD inilah nantinya akan terbentuk Standar minimum kemampuan relawan seperti yang diharapkan oleh PERKA 17 tahun 2011, yaitu persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh seseorang untuk dapat terdaftar sebagai relawan penanggulangan bencana. Tentu, semua itu tidak bisa lepas dari pembinaan dan pendampingan langsung oleh BPBD.

Artinya, semua agenda relawan yang disusun oleh SRPB JATIM yang terkait dengan upaya peningkatan kapasitas relawan, seperti kegiatan Arisan Ilmu, diklat, latgab dan pelaksanaan konsep Desk Relawan, harus dalam ‘pengawasan’ BPBD agar tidak terjadi kesalahpahaman.

Sambil menunggu turunnya surat perintah menempati salah satu ruangan di BPBD sebagai Kantor sekretariat, ada baiknya relawan menyiapkan diri dan ‘ubo rampenya’, seperti membuat strutur organisasi dan sarpras lain yang dibutuhkan (misalnya komputer, printer dan jaringan internet, filing cabinet), melalui pertemuan-pertemuan kecil secara informal sambil nyruput kopi dan es teh. Monggo ditentukan tempat dan waktunya*[eB/Rabu paing-19/9]